Datenschutzbestimmungen

In dieser Richtlinie erläutern wir, wie wir personenbezogene Daten sammeln und verwenden. Wir behandeln Ihre persönlichen Daten mit Respekt.

Was sind personenbezogene Daten und was ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten?

Alle Informationen, die sich direkt oder indirekt auf eine lebende Person zurückführen lassen, fallen unter den Begriff der personenbezogenen Daten. Dazu gehören nicht nur Namen und Sozialversicherungsnummern, sondern z. B. auch Bilder und E-Mail-Adressen. Auch eine Beschreibung des Aussehens oder des Verhaltens einer Person, die es ermöglicht, sie zu identifizieren, sind personenbezogene Daten.

Einige Beispiele für personenbezogene Daten:

  • Name der Organisation
  • Adressen
  • Rufnummer
  • Persönliche Identifikationsnummer
  • E-Mail Adresse
  • Persönliche Beschreibungen
  • Bilder und Videos
  • Titel, Abteilung und Unternehmen

Ihre Rechte

Sie können sich an uns wenden, um Ihre personenbezogenen Daten anzufordern, zu korrigieren oder zu löschen. In einigen Fällen müssen wir Daten aufbewahren, zum Beispiel aufgrund des Rechnungslegungsgesetzes oder der Verordnung über Lenk- und Ruhezeiten.

Das sparen wir bei unserem ersten Kontakt

Wenn wir zum ersten Mal miteinander Kontakt aufnehmen, können wir Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und Ihre E-Mail-Adresse speichern. Wenn Sie uns anrufen, wird Ihre Telefonnummer automatisch in dem von Ihnen angerufenen Telefon gespeichert, wenn Sie uns schreiben, wird Ihre E-Mail in unserem E-Mail-System gespeichert und wenn Sie Informationen in unserem Kontaktformular auf der Website hinterlassen, werden diese gespeichert.

Wenn es nicht schon bei der ersten Kontaktaufnahme klar ist, werden wir Sie nach Ihrem Namen fragen, damit wir wissen, wer mit uns kommuniziert. In Fällen, in denen wir uns persönlich treffen, speichern wir die Daten, in deren Speicherung Sie eingewilligt haben, z. B. indem Sie uns Ihre Visitenkarte übergeben. Das Gleiche gilt, wenn Sie uns physische Post schicken.

Wenn Sie unsere Website besuchen, speichern wir anonymisierte Daten über Ihre IP-Nummer, Standortdaten, das von Ihnen verwendete Gerät und den Browser, den Zeitpunkt Ihres Besuchs und die von Ihnen besuchten Seiten.

So viel sparen wir, wenn wir miteinander Geschäfte machen

Wenn wir eine Geschäftsbeziehung irgendeiner Art eingehen, sei es eine Kunden-Lieferanten-Beziehung oder eine gegenseitige Zusammenarbeit, müssen wir einige weitere Daten über Sie speichern.

Was wir retten können, ist;

  • Ihr Name
  • Ihre Adresse
  • Ihre E-Mail Adresse
  • Ihre Telefonnummer
  • Ihre Organisationsnummer
  • Ihren Titel, Ihre Abteilung und Ihr Unternehmen
  • Lieferadressen und von Ihnen gekaufte Dienstleistungen
  • Aufzeichnungen über Waren oder Transporte

Wenn es für unsere Zusammenarbeit relevant ist, werden wir auch Bilder und Videos speichern.

Warum sammeln wir personenbezogene Daten?

Wir erheben diese Daten, um sie z.B. zur Kommunikation mit Ihnen (Kontaktdaten), zur Abwicklung von Aufträgen (Auftragsverwaltung) oder zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (Buchhaltung) zu nutzen. Natürlich verarbeiten wir auch personenbezogene Daten für unsere Mitarbeiter und Partner.

Wir sammeln die Daten, um:

  • in der Lage sein, mit Ihnen zu kommunizieren
  • Aufrechterhaltung eines guten Kundendienstes
  • Verwaltung von Anfragen
  • Aufträge verwalten
  • Verwaltung von Personalangelegenheiten
  • Verwaltung von Unterauftragnehmern
  • unsere Konten verwalten
  • die von Ihnen angeforderten Informationen zu übermitteln
  • Ihnen Benachrichtigungen über wichtige Änderungen unserer Bedingungen, Richtlinien oder unserer Organisation zukommen zu lassen.

Wie sammeln wir personenbezogene Daten?

Zunächst einmal erheben wir personenbezogene Daten direkt von Ihnen. Wenn wir mehr Informationen benötigen, können wir diese in unser Register aufnehmen. Darüber hinaus erheben wir personenbezogene Daten, wenn Sie Kontaktformulare auf unserer Website verwenden.

Wir sammeln personenbezogene Daten von:

  • Sie persönlich
  • die Website Ihrer Organisation
  • Kontaktformular auf unserer Website
  • so genannte "Cookies" auf unserer Website
  • Bolagsverket, Skatteverket oder andere Behörden
  • soziale Medien (wenn Sie dort mit uns interagieren)
  • unsere Website (wenn Sie sie besuchen)

Wenn Sie nicht möchten, dass Ihr Computer Cookies erhält und speichert, können Sie die Sicherheitseinstellungen Ihres Browsers anpassen.

Wo speichern wir personenbezogene Daten?

Wir beschränken die Anzahl der Orte, an denen wir personenbezogene Daten speichern, so weit wie möglich. Einige Daten müssen wir aufbewahren, zum Beispiel aufgrund des Rechnungslegungsgesetzes, und andere Daten benötigen wir zur Erfüllung von Verträgen. Die meisten personenbezogenen Daten verwenden wir, um mit unseren Kunden, Lieferanten und Partnern in Kontakt zu bleiben.

Wir speichern personenbezogene Daten in:

  • unsere Buchhaltungssoftware TransPA
  • unser Auftragsverwaltungssystem T5
  • unser Personalmanagementsystem WISMA/AGDA
  • Unser Finanzsystem Navision
  • Unser FMS-System Transics
  • Unser Verwaltungssystem Spineweb
  • unsere E-Mail-Anwendungen
  • die Kontaktlisten unserer Telefone
  • unsere Backup-Lösung bei R-Data
  • soziale Medien (falls wir dort Kontakt haben)
  • Analysetools auf unserer Website (Google Analytics, Clicky Web Analytics)
  • unser Analyseprogramm für Lenk- und Ruhezeiten Idha
  • unser CRM-System Lime

Wie lange bewahren wir personenbezogene Daten auf?

Solange es für unseren Kontakt relevant ist (Interessenabwägung), wir miteinander vereinbart haben (Vertrag oder Einwilligung) oder wir aufgrund der Ausübung öffentlicher Gewalt dazu verpflichtet sind (gesetzliche Vorgaben), speichern wir Ihre personenbezogenen Daten.

Wir schützen Ihre persönlichen Daten

Alle unsere Daten sind geschützt, zum Beispiel durch Schlösser, Passwörter oder eine zweistufige Authentifizierung. Dies gilt für unsere IT-Systeme, unseren Web-Provider und unsere Backup-Lösung. Wir verfügen über Verfahren zur Löschung personenbezogener Daten aus unseren Systemen, die je nach Art der Daten in unterschiedlichen Abständen erfolgen. Wir sind verpflichtet, bestimmte personenbezogene Daten bis zu zehn Jahre lang aufzubewahren.

Ihre persönlichen Daten werden niemals für einen Zweck "wiederverwendet", dem Sie nicht im Voraus zugestimmt haben. Wir werden auch keine personenbezogenen Daten ohne Ihre Zustimmung an Dritte weitergeben. Wenn wir Daten in Länder außerhalb der EU übermitteln, schützen wir sie stets durch verbindliche Vereinbarungen.

Im unwahrscheinlichen Fall einer Datenverletzung sind wir verpflichtet, die Datenschutzbehörde innerhalb von 72 Stunden zu informieren. Wenn die Verletzung eine im Register aufgeführte Person betrifft, sind wir verpflichtet, sie zu informieren.